Family Gathering1 Team SAPPM

Disela sela kesibukan support after Go-Live, Tim SAP Plant Maintenance menjalin silaturahmi keluarga yang diadakan di pantai Bonang, Merak. Minggu 5 Desember 2010.

Baca Selanjutnya ......

Cara Print Out Appropriation Request

1. Masuk melalui transaksi zco6008 (enter)
2. Pilih Jenis Anggaran yang akan di Print-Out



3. Masukkan Company Code (misal 1100)
4. Input Fiscal Year (misal 2010)
5. Ketikkan Nomor AR yang akan di Print (misal 2000824)
6. Processing

7. Di Output Device ketikkan LOCAL
8. Di tab Spool Control thick pada Print Immediately
9. Klik Print Preview untuk melihat bentuk / format yang akan di print.
Check apakah yang sudah diinput sudah benar. Jika sudah benar, ulangi langkah no.9 kemudian klik Print.

Baca Selanjutnya ......

Opsi Project Profile di WBS Maintenance

Untuk mengurangi tingkat kesalahan input WBS saat transaksi ima11 dari sisi budgeting, ada guidance sesuai flow data sbb :
1. masuk ke Transaksi SPRO

2. Pilih SAP Reference Image

3. masuk ke Project system
4. Structure --> Operative Structure --> WBS --> Maintain Validation

5. masuk Project definition --> KS00001 dan KS00002
6. Masuk kesalah satu KS00001 --> Step 01 --> Check

    Untuk M (Overhaul) Project Profile option pilih
    KS00001 atau KS00002 atau KS00003 atau KS00006
    Tidak boleh memilih selain opsi tersebut.
7. Masih di KS00001 step 02 --> Check untuk R (Rutin)
    Project Profile option hanya boleh memilih KS00007
8. Di KS00002 step 01 Check untuk I (Investment)    
    Opsi project profile hanya boleh ke KS00005

Baca Selanjutnya ......

Mengaktifkan selection Client di FrontEnd SAP

1. Masuk ke Program File
2. Buka SAP
3. Masuk ke FrontEnd
4. SAP GUI
5. Masuk SAP Log-On

6. Klik di halaman SAP front End pojok kanan atas

7. Pilih option

8. Masuk SAP Log On Configuration

9. Unthick pilihan a. With Wizard, b. Confirmation of deletion of list box entry,

    c. Disable system Edit Function

10. Ok, maka akan menghasilkan tampilan sbb :

Baca Selanjutnya ......

Kodifikasi Work Breakdown Structure (WBS)

Mulai Go Live Tahap ke-2 (April 2010) semua aktivitas Perawatan harus di assign ke Work Breakdown Structure (WBS) dimana Anggaran Perawatan di tempelkan di WBS. Artinya WBS adalah field mandatory /wajib diisi dalam setiap pembuatan order (baik rutin ataupun overhaul).

Pengajuan Budget Perawatan di SAP-R3 standarnya harus diassign ke WBS. Dalam pembuatan planning Budgetting Perawatan Pabrik, anggaran dikelompokkan menjadi dua kelompok besar, yaitu Rutin (R) dan Overhaul (M). Adapun format WBS, kodifikasinya antara Perawatan Rutin dan Overhaul dibedakan formatnya sbb :

A. Anggaran Perawatan Rutin
Tersusun dari 4 kelompok yang dipisahkan dengan tanda - kelompok pertama (R ) adalah kode Rutin kelompok kedua (K ) adalah kode Plant (contohnya K=CRM)
kelompok ketiga (Numerik 6 digit) adalah kode Cost Center kelompok keempat ( numerik 7 digit ) adalah kode Account.


Contoh : R-K-113447-6105011
WBS Perawatan Rutin Plant CRM cost center Perawatan mekanik CRM pada account Biaya Pemakaian Pelumas

B Anggaran Perawatan Overhaul
Tersusun dari 4 kelompok besar yang dipisahkan dgn tanda ( - ) kelompok pertama (M) adalah kode Overhaul kelompok kedua (NAAA) Numerik satu digit numerik dan 3 digit alphabet. Satu digit numerik adalah kode F/L Plant Tiga digit numerik adalah nomor / counter kelompok ketiga (2 digit numerik) adalah kode tahun
kelompok keempat (2 digit alphabet) adalah kode Area

Contoh : M-H001-10-HA
WBS Perawatan Overhaul Plant HSM nomor 001 tahun 2010 di Area
Furnace Hot Strip Mill

Account untuk Pusat Kendali Perawatan Pabrik (PK08) adalah :
9900026 Bahan Kimia Perawatan
9900025 Biaya Non Spare
6106008 Biaya Sewa Alat-alat Berat
6106004 Biaya Sewa Lain-lain
6105099 Biaya Insurance Spare
6105011 Biaya Pemakaian Pelumas
6105010 Biaya Pemakaian Suku Cadang
6105009 Pemakaian Produk untuk Perawatan
6105005 Biaya Perawatan Lapangan & Lingkungan Pabrik
6105003 Biaya Perawatan Prasarana Pabrik
6105002 Biaya Perawatan Gedung Pabrik
6105001 Biaya Perawatan Mesin & JO, WO
1401006 Biaya Perkakas Kecil & Pemeliharaan

Baca Selanjutnya ......

Maintain Material Order Kontrak (JIT) Exceeded

Kebutuhan material / Equipment kontrak dalam suatu order, jika kebutuhannya melebihi ketersediaan maka harus dipartisi / klasifikasi jumlah order. Masukkan komponen sesuai jumlah ketersediaan spare part pada baris pertama beserta perangkat datanya. Kemudian kekurangan material tersebut dituliskan lagi pada baris kedua, dengan kode material yang sama dengan baris pertama, kemudian masukkan jumlah kekurangan material (Selisih antara jumlah kebutuhan dan jumlah ketersediaan). Dalam memasukkan material pada baris kedua ini ( jumlah kekurangannya ) yang akan dilakukan proses reservasi dari sistem, harus menghapuskan terlebih dulu nomor kontraknya (agreement number). Lebih jelasnya digambarkan dalam proses order sbb :

Contoh : buat order korektif (jenis WM) , di FL : KR-130-M010,




Sebagai contoh, komponen kontrak yang akan dipilih SM2990000020.
Kebutuhan material sebanyak 6 Ea. Ketersediaan di gudang 4 Ea. Maka sistem mengeluarkan information : QTY outline agreement defisit 2 Ea.



Selanjutnya ubah jumlah requirement qty (baris pertama) menjadi 4 (sesuai ketersediaan), kemudian masukkan kekurangan pada baris kedua (sesuai jumlah information defisit qty) 2 Ea



Hapus kontrak / agreement yang tertulis pada komponen baris ke dua (yang akan dilakukan order)



Save
Setelah di Save, akan terlihat bahwa kebutuhan material dibaris pertama Item Category (IC) nya adalah N (Non stock), sedangkan baris kedua Item Category menjadi L sehingga order material bisa dilakukan selanjutnya oleh Logistik.

Baca Selanjutnya ......

Maintain Work Center

Normally set default work center bekerja pada waktu tertentu sesuai
dengan setting kalender. Dengan pola seperti ini jika diperlukan
overtime pada hari-hari libur karyawan akan menyulitkan data di
sistem terkait dengan maintenance order(confirmation). Untuk itu
perlu maintain work center ini di IR02 (maintain Work Center)agar
workcenter lebih fleksibel (secara sistem karyawan bisa bekerja
diluar jadwalnya / overtime) atau menambah waktu kerja disesuai
kan regulasi corporate, contoh, jika karyawan non shift hari senin
s/d kamis bekerja sampai dengan jam 16.30 maka pada hari Jumat
jam kerja sampai dengan jam 17.00 dengan penambahan waktu
istirahat (length of break) selama satu jam.

Contoh di K1M112N (day Foreman Perawatan mekanik CTCM CRM)
Buka transaksi IR02 (Maintain Woekcenter), masuk ke Filed Capacity, klik Capacity
Masuk ke Field Available Capacity, Klik


Masukkan Factory Calendar ID --> KS ( KS Calendar )
Input Active Version --> 01 ( Normal Available Capacity)
Check Standard Available Capacity
Start : Standar mulai bekerja
Finish : Waktu selesai bekerja
Length of breaks : Lama waktu istirahat
Capacity utilization : Prosentase optimum kerja
No. of indiv.cap : jumlah orang dalam sau work center tersebut.

Masuk ke Interval & Shift, klik Interval
Input start date ambil posisi tgl hari senin minggu ini
(contoh : 11-01-2010)
Input until date ambil posisi tgl hari minggu pada minggu ini
(contoh : 17-01-2010) Enter

Untuk Format kerja Non Shift terlihat bahwa hari Jumat jam kerja
sampai 16.30 yang seharusnya jam kerja sampai 17.00 dan Length of
break satu jam. Bisa langsung diubah pada tabel ini kemudian di Save.

Demikian juga apabila diperlukan work center tertentu akan
melakukan overtime pada waktu / tanggal tertentu, dilakukan
maintain durasi of work analog seperti tersebut diatas.

Baca Selanjutnya ......

Membuat default yang opsinya standar

Ada beberapa transaksi dimana fieldnya standar, hanya satu opsi.
Model yang seperti ini bisa dibuatkan defaultnya per user ID.
Sebagai contoh misalnya kode Parameter ID (0000001) di T-code IA05

Contoh : Profile di user Defaults ==> 0000001
Contoh di transaksi IA05 ( Create General Task List )
Langkah yang diperlukan :
1. Buka Transaksi IA05
2. Buka Profile option : 0000001, kemudian copy block (Ctrl-C)

3. Klik F1, Klik Technical Information

4. Catat Parameter ID ==> PIN
5. Buka new Transaction SU3
6. masuk ke field Parameter
7. Ketik di kolom Parameter ID : PIN
8. Ketik di kolom Parameter Value : 0000001

9. Save

Baca Selanjutnya ......

Amanah “Maintenance Planning & Control”

Oleh : Agus A Musabiq

Setiap orang atau seorang managemen kadang-kadang menganggap hal kecil seperti “data” bukan merupakan hal yang sangat di utamakan apalagi bila secara managemen tidak tahu apa yang harus dilakukan. Padahal data itu merupakan kata kunci dalam pengambilan keputusan.


Sudah satu tahun lebih dua bulan penggunaan system SAP R/3 menjadi momok yang kadang-kadang menyebabkan orang malas dan sering sekali menyalahkan system, padahal data yang harusnya dimasukkan lupa atau salah atau mungkin tidak tahu dalam mengoperasikannya. Konon hal dasar yang pernah dialami di Pertamina saat mengecek stock BBM disuatu tempat antara data dan fakta tidak sama sehingga menjadi problem besar sehingga tidak bisa melayani kebutuhan BBM disuatu tempat.

Di dalam system SAP R/3 yang sudah dijalankan adalah modul PM (Plant Maintenance) dan Modul MM (Material Management), kedua modul tersebut harus terintegrasi sehingga aktivitas maintenance akan “Match” dengan permintaan barang atau suku cadang. Dalam operasionalisasi diperlukan Effort yang lebih untuk menggabungkankannya.

Bagi seorang praktisi kadang-kadang membetulkan data atau “matching” data dianggap menghambat jalan proses dan tidak sedikit akhirnya tidak tahan akhirnya di lakukan pemerkosaan system sehingga apa yang dicita-citakan pakai data yang benar jauh dari yang diharapkan. Hal tersebut dialami saat penulis menjalankan project system OH, matching permintaan di MWO (aktivitas perawatan) tidak terbaca dalam merencanakan permintaan (PR) dengan cara dengan by pass penyelesaiannya maka mengganggu PR PR yang sudah sempat di selesaikan. (hal tersebut sebelumnya tidak tahu).

Solusi bijak akhirnya harus dilakukan pengecekan satu-persatu masalah yang dihadapi. Solusi sudah ketemu disebabkan karena material Blok, tidak ada MAP (material moving price), storage log, dan MWO belum direlease. Penulis yakin bila semua elemen dengan bekerja sama dam komunikasi yang baik semangat mencari solusi, insya Allah semua akan tercapai.

Kenapa penulis berpendapat bahwa data adalah hal sangat penting karena bila input data salah setelah diproses maka yang dihasilkan salah juga. Semoga mulai saat ini kita harus bersama-sama fokus ke kebenaran data tanpa mengurangi kecepatan penyelesaian pekerjaan.

Alur proses sederhana dalam melaksanakan ”Maintenance Planning & Control” seperti di bawah ini

Gambar 1 : makro proses permintaan Suku Cadang

Pada gambar 1 dapat dilihat bahwa ada yang disebut aktivita perawatan adalah dokumen MWO (Maintenance Work Order) yang akan dikelola oleh peminta yaitu pabrik akan tetapi menggunakan data yang siapkan oleh bagian Cataloging. Aktivitas permintaan material atau suku cadang disebut dokumen PR ( Purchace Reques) yang harus dilengkapi dengan brosur atau gambar, jumlah dll serta ’Matching” antara waktu permintaan aktivitas perawatan dengan waktu permintaan pembelian. Hal tersebut juga didukung dengan bagian Cataloging dan estimasi harga barang sedangkan selanjutnya sesuai permintaan akan dikeluarkan dokumen PC (Purchase Contract) yang dipakai dengan pihak luar.

Proses pada gambar 1 tersebut perlu ketelitian data yang akurat agar barang yang dipesan sesuai dengan yang diharapkan baik spesifikasi maupun waktunya. Bila input dari awal salah apa yang terjadi outpunya bisa salah.

Amanat ”maintenance Planning & Control ” yang baik diharapkan seperti pada gambar berikut :


Gambar 2 : Maching Aktivitas perawatan dengan pengadaan


Dari gambar 2 diatas dapat dilihat bahwa material keperluan MWO harus klop dengan material permintaan dalam PR dan selanjutnya klop dengan material PC yang datang. Idealnya bahwa semua material harus klop sehingga aktivitas MWO tersebut dapat dianalisa apakah aktivitas perawatan yang direncanakan apakah benar-benar dapat meningkatkan performance alatnya. Sekali lagi bahwa hal tersebut tidak gampang akan tetapi penulis yakin bisa, bila semua pihak bekerjasama dengan baik.

Untuk mencapai hal tersebut hal dasar yang harus dibangun adalah apakah material yang dibutuhkan benar dibutuhkan baik jumlah maupun spesifikasinya. Pekerjaan membuat spesifikasi tidaklah mudah karena dibutuhkan kompetensi teknis sesuai dengan keahliannya akan tetapi bisa bila para ahli tersebut mau saling komunikasi dan menyusunnya dengan baik.

Khususnya item kebutuhan suku cadang tidaklah sedikit maka perlu effort yang besar komunikasi diantara unit terkait dengan membangun ”kepercayaan” yang kuat antar unit tersebut. Secara operasional hal tersubut tidak mudah tetapi insya Allah penulis yakin bisa.

Dalam operasionalisasi bagi yang belum masuk ke dalam system seolah-olah memudahkan, itu gampang dan itu bisa diakali, pola pikir tersebut memang harus seperti itu karena kita harus optimis. Optimis saja tidak cukup bila kita tidak punya kompetensi apalagi tidak tahu, tidak mau tahu dan tidak mau belajar. Optimis tanpa hati muncul ego seolah-olah dirinya paling benar dan oke, maka perlu Optimis dengan hati yang tulus sehingga Allah SWT akan memberikan solusi yang terbaik, bila tidak maka penyelesaian yang dapat dilakukan akan semu sifatnya.

Semoga tulisan ini menjadi inspirasi untuk implementasi SAP R/3 untuk modul produksi dan project system yang akan di launching bulan April 2009 nanti. Akibat adanya masalah-masalah akan muncul, idea pemaksaan system pasti akan terjadi, penulis berharap hal tersebut janganlah terjadi agar cita-cita data yang akurat bisa benar dan benar juga dalam mengambil keputusan.

Wallahu a’lam bish showab.
Be be es tiga, November 2009

Baca Selanjutnya ......