Amanah “Maintenance Planning & Control”

Oleh : Agus A Musabiq

Setiap orang atau seorang managemen kadang-kadang menganggap hal kecil seperti “data” bukan merupakan hal yang sangat di utamakan apalagi bila secara managemen tidak tahu apa yang harus dilakukan. Padahal data itu merupakan kata kunci dalam pengambilan keputusan.


Sudah satu tahun lebih dua bulan penggunaan system SAP R/3 menjadi momok yang kadang-kadang menyebabkan orang malas dan sering sekali menyalahkan system, padahal data yang harusnya dimasukkan lupa atau salah atau mungkin tidak tahu dalam mengoperasikannya. Konon hal dasar yang pernah dialami di Pertamina saat mengecek stock BBM disuatu tempat antara data dan fakta tidak sama sehingga menjadi problem besar sehingga tidak bisa melayani kebutuhan BBM disuatu tempat.

Di dalam system SAP R/3 yang sudah dijalankan adalah modul PM (Plant Maintenance) dan Modul MM (Material Management), kedua modul tersebut harus terintegrasi sehingga aktivitas maintenance akan “Match” dengan permintaan barang atau suku cadang. Dalam operasionalisasi diperlukan Effort yang lebih untuk menggabungkankannya.

Bagi seorang praktisi kadang-kadang membetulkan data atau “matching” data dianggap menghambat jalan proses dan tidak sedikit akhirnya tidak tahan akhirnya di lakukan pemerkosaan system sehingga apa yang dicita-citakan pakai data yang benar jauh dari yang diharapkan. Hal tersebut dialami saat penulis menjalankan project system OH, matching permintaan di MWO (aktivitas perawatan) tidak terbaca dalam merencanakan permintaan (PR) dengan cara dengan by pass penyelesaiannya maka mengganggu PR PR yang sudah sempat di selesaikan. (hal tersebut sebelumnya tidak tahu).

Solusi bijak akhirnya harus dilakukan pengecekan satu-persatu masalah yang dihadapi. Solusi sudah ketemu disebabkan karena material Blok, tidak ada MAP (material moving price), storage log, dan MWO belum direlease. Penulis yakin bila semua elemen dengan bekerja sama dam komunikasi yang baik semangat mencari solusi, insya Allah semua akan tercapai.

Kenapa penulis berpendapat bahwa data adalah hal sangat penting karena bila input data salah setelah diproses maka yang dihasilkan salah juga. Semoga mulai saat ini kita harus bersama-sama fokus ke kebenaran data tanpa mengurangi kecepatan penyelesaian pekerjaan.

Alur proses sederhana dalam melaksanakan ”Maintenance Planning & Control” seperti di bawah ini

Gambar 1 : makro proses permintaan Suku Cadang

Pada gambar 1 dapat dilihat bahwa ada yang disebut aktivita perawatan adalah dokumen MWO (Maintenance Work Order) yang akan dikelola oleh peminta yaitu pabrik akan tetapi menggunakan data yang siapkan oleh bagian Cataloging. Aktivitas permintaan material atau suku cadang disebut dokumen PR ( Purchace Reques) yang harus dilengkapi dengan brosur atau gambar, jumlah dll serta ’Matching” antara waktu permintaan aktivitas perawatan dengan waktu permintaan pembelian. Hal tersebut juga didukung dengan bagian Cataloging dan estimasi harga barang sedangkan selanjutnya sesuai permintaan akan dikeluarkan dokumen PC (Purchase Contract) yang dipakai dengan pihak luar.

Proses pada gambar 1 tersebut perlu ketelitian data yang akurat agar barang yang dipesan sesuai dengan yang diharapkan baik spesifikasi maupun waktunya. Bila input dari awal salah apa yang terjadi outpunya bisa salah.

Amanat ”maintenance Planning & Control ” yang baik diharapkan seperti pada gambar berikut :


Gambar 2 : Maching Aktivitas perawatan dengan pengadaan


Dari gambar 2 diatas dapat dilihat bahwa material keperluan MWO harus klop dengan material permintaan dalam PR dan selanjutnya klop dengan material PC yang datang. Idealnya bahwa semua material harus klop sehingga aktivitas MWO tersebut dapat dianalisa apakah aktivitas perawatan yang direncanakan apakah benar-benar dapat meningkatkan performance alatnya. Sekali lagi bahwa hal tersebut tidak gampang akan tetapi penulis yakin bisa, bila semua pihak bekerjasama dengan baik.

Untuk mencapai hal tersebut hal dasar yang harus dibangun adalah apakah material yang dibutuhkan benar dibutuhkan baik jumlah maupun spesifikasinya. Pekerjaan membuat spesifikasi tidaklah mudah karena dibutuhkan kompetensi teknis sesuai dengan keahliannya akan tetapi bisa bila para ahli tersebut mau saling komunikasi dan menyusunnya dengan baik.

Khususnya item kebutuhan suku cadang tidaklah sedikit maka perlu effort yang besar komunikasi diantara unit terkait dengan membangun ”kepercayaan” yang kuat antar unit tersebut. Secara operasional hal tersubut tidak mudah tetapi insya Allah penulis yakin bisa.

Dalam operasionalisasi bagi yang belum masuk ke dalam system seolah-olah memudahkan, itu gampang dan itu bisa diakali, pola pikir tersebut memang harus seperti itu karena kita harus optimis. Optimis saja tidak cukup bila kita tidak punya kompetensi apalagi tidak tahu, tidak mau tahu dan tidak mau belajar. Optimis tanpa hati muncul ego seolah-olah dirinya paling benar dan oke, maka perlu Optimis dengan hati yang tulus sehingga Allah SWT akan memberikan solusi yang terbaik, bila tidak maka penyelesaian yang dapat dilakukan akan semu sifatnya.

Semoga tulisan ini menjadi inspirasi untuk implementasi SAP R/3 untuk modul produksi dan project system yang akan di launching bulan April 2009 nanti. Akibat adanya masalah-masalah akan muncul, idea pemaksaan system pasti akan terjadi, penulis berharap hal tersebut janganlah terjadi agar cita-cita data yang akurat bisa benar dan benar juga dalam mengambil keputusan.

Wallahu a’lam bish showab.
Be be es tiga, November 2009