Operasional Pengadaan Spare Part & Consumable Plant Maintenance

Proses pengadaan material di SAP dibagi dua macam, Spare Part (di sistem SAP dikenal dengan istilah ERSA) dan Consumable (di SAP dikenal dgn HIBE). Dikategorikan Spare Part jika material tersebut bisa dilakukan perbaikan dan merupakan bagian dari equipment. Sedangkan Consumable adalah material sekali pakai habis atau bersifat un-repairable (atau jikalau bisa dilakukan perbaikan pada material ini secara cost jatuhnya tidak efektif). Dari definisi consumable ini bisa di terjemahkan bahwa material rutin pada umumnya (majority) masuk kedalam kategori ini. Proses Perawatan Pabrik 60% sangat tergantung pada material kategori ini, karena perawatan pabrik sangat terganggu jika pengadaan Consumable tidak dimaintain dengan baik.

Maintain pada Material Consumable ini yang diperlukan adalah :
1. Pola kebijakan pengadaan consumable.
Pengadaan tdk bisa disamakan dgn sparepart, karena akan butuh waktu lama proses procurementnya. Sedang kebutuhan consumable / material rutin hampir selalu adalah dari jenis fast moving.
2. Collecting data consumable per plant.
Perlu prepare data konsumable jenis dan jumlah kebutuhannya (material consumable rutin) dari tiap tiap Plant / Pabrik. Dan melakukan updating data pada periode tertentu.
3. Menetapkan type MRP (Maintenance Requisition Planning).
Ini bisa dilakukan setelah proses collecting data dipenuhi terhadap kebutuhan material rutin / consumable. Tidak dilakukan manual, karena sistem menyediakan sarana ini (Untuk proses actuating tidak perlu dilakukan oleh unit organisasi seperti P3SC, karena jika sudah di organize bisa langsung diproses oleh Sistem SAP dgn pola MRP yang telah ditentukan)

a. VB adalah sistem pengadaan berdasarkan re-order point.
misalnya ditentukan reorder point = 25. Jika stock = 5, maka dilakukan order sebanyak 20
b. PD adalah sistem pengadaan sesuai parameter yang ditentukan (on demand atau min-max). contoh jika reorder point = 0 maka order dilakukan sesuai demand
contoh lain jika safety stock = 10, reorder point = 25, maka order pengadaan sebanyak 35.
contoh lain jika ditentukan min stock=25, max stock=100, actual stock =20 maka order = 80.
c. ND adalah sistem pengadaan manual / tanpa kontrol.

4. Menetapkan Sistem kontrak pengadaan material rutin / consumable.

Proses MRP di Sistem SAP defaultnya adalah dilakukan oleh system. Jika dilakukan secara manual maka dapat dipastikan proses perawatan pabrik yang dilakukan secara rutin akan terganggu. Kendala lain yang menyebabkan proses pengadaan spare part khususnya konsumable / rutin adalah kesalahan pengambilan keputusan menggunakan MWO. Karena akan melalui jalur MWO , PR, PO terkait dengan anggaran yang seharusnya bisa dilakukan secara sentralisasi, RFQ dan birokrasi lain.
Seharusnya pengadaan konsumable bisa dilakukan melalui sistem kontrak, Just In Time (JIT) sehingga pengambilannyapun bisa dilakukan sesuai kebutuhan perawatan pabrik, tidak ada kekhawatiran pihak plant kehabisan persediaan material rutin / consumable yang menyebabkan plant maintenance melakukan safety stock di plant masing-masing.

Baca Selanjutnya ......